Gagnez en efficacité
1. Restez concentré
Il est facile de se laisser distraire ou d’essayer d’effectuer plusieurs tâches lorsque vous êtes dans une réunion en ligne. Ne faites pas cela. Surtout si vous êtes en vidéo, restez concentré sur la réunion et ne laissez pas votre chien ou vos enfants entrer dans le bureau ou apparaître sur la caméra. Si vous êtes présent à une réunion, votre présence vous donne quelques « points » d’attention, même si vous griffonnez ou regardez par la fenêtre. Avec une réunion en ligne, même une très petite quantité de distraction peut donner l’impression que vous ne faites pas du tout attention.
2. Mettez la technologie au point
Partez du principe que la technologie va poser problème et donnez-vous plusieurs options et suffisamment de temps pour tout mettre au point. Voici quelques éléments à envisager de faire :
- Redémarrez votre ordinateur à l’avance. Si vous devez occasionnellement redémarrer votre ordinateur pour éviter qu’il ne s’enlise, faites-le avant la réunion. Vous ne voulez pas obliger tout le monde à attendre pendant que vous redémarrez votre ordinateur.
- Connectez-vous 10 à 15 minutes à l’avance. S’il y a des problèmes, vous voulez être sûr d’en être informé à l’avance. Cela est particulièrement vrai si vous utilisez un système de conférence Web avec lequel vous êtes familier. Il se peut qu’il y ait une petite courbe d’apprentissage et que certains outils doivent être téléchargés et installés.
- Ayez des informations de connexion alternatives disponibles.De nombreuses solutions de conférence Web vous permettent d’utiliser l’audio sur votre ordinateur ou par téléphone. Assurez-vous d’avoir les informations nécessaires pour vous connecter dans les deux sens. Si des problèmes de connexion rendent votre image vidéo un peu saccadée, ce n’est pas très grave, mais si les gens ne peuvent pas comprendre ce que vous dites, vous ne pourrez pas contribuer. découvrir meet jitsi pour interagir sur le web, suivez le lien.
- Veillez à ce que votre connexion Internet ne soit pas saturée.N’essayez pas de faire une vidéoconférence pendant que quelqu’un d’autre essaie de télécharger un DVD entier de données. Dans la plupart des endroits, la vitesse de téléchargement est votre goulot d’étranglement, mais cela fonctionne dans les deux sens. La voix est particulièrement sensible à la vitesse de votre connexion, donc si vous avez des problèmes, essayez d’utiliser un téléphone pour la connexion vocale afin que, au minimum, vous puissiez entendre et être entendu clairement.
3. Faites un suivi avec un résumé par e-mail
Dans une vraie réunion, certaines des parties les plus intéressantes se produisent après la fin de la réunion. Les gens parlent de ce qu’ils vont faire, clarifient leurs engagements, etc. Essayez de recréer cela si vous le pouvez. L’envoi d’un email récapitulatif des décisions prises et de qui s’est engagé à quoi permettra de s’assurer qu’il n’y a pas de malentendus et aidera à créer un compte rendu que tout le monde pourra utiliser.
4. Argumentez poliment
Argumenter peut être bon pour les réunions, mais vous ne pouvez pas argumenter de la même manière en vidéoconférence qu’en personne sans devenir un con. Vous devez quand même argumenter. Comme nous l’avons dit, la partie la plus importante est de surmonter les désaccords et de faire converger les idées. Néanmoins, vous devez faire très attention à rester poli, car vous êtes désavantagé en matière de communication non verbale. Votre langage corporel et votre posture ne vont pas se transmettre aussi bien à travers la caméra vidéo qu’en personne, donc la façon dont vous dites les choses devient beaucoup plus importante.
5. Venez préparé
Veuillez vous assurer que vous avez tout préparé avant la réunion. La visioconférence aura tendance à amplifier tout manque de préparation de votre part, alors assurez-vous d’avoir toute la documentation ou les fichiers à un endroit où vous pouvez facilement les obtenir sans avoir à regarder autour de vous. Dans la vie réelle, se pencher pour regarder dans votre porte-documents peut ne pas être un gros problème, mais si vous disparaissez de l’écran pour aller chercher quelque chose, cela peut donner l’impression que vous n’avez pas fait votre travail de préparation. La plupart du temps, vous ne voulez pas disparaître de l’écran si vous pouvez l’éviter.
6. Regardez dans la caméra
Les meilleurs systèmes de vidéoconférence vous permettent de regarder les gens tout en regardant directement dans la caméra. Faites de votre mieux pour positionner votre caméra vidéo en gardant cela à l’esprit. ; Si vous regardez à gauche l’image d’autres personnes et que la caméra vidéo est à droite, on dirait que vous regardez juste sur le côté. Si vous ne pouvez pas voir les deux, il est généralement judicieux de regarder votre caméra afin de permettre à tous les interlocuteurs d’établir un contact visuel. Si votre écran vous montre un aperçu de votre image, essayez de positionner la caméra et la fenêtre de manière à donner l’impression que vous vous regardez dans les yeux.
7. Arrière-plan propre et sans distraction
Soyez très conscient de ce qui se trouve en arrière-plan derrière vous ou sur votre bureau devant vous. Essayez de le garder aussi propre et sans désordre que possible. Faites très attention à ce que les gens marchent derrière vous. Cela peut être distrayant, paraître non professionnel et ils peuvent finir par faire quelque chose d’embarrassant. Les programmes d’information aiment montrer tous leurs analystes en train de travailler derrière eux sur leurs ordinateurs. Un récent bulletin d’informations financières montrait un employé regardant des photos de maillots de bain sur son écran en arrière-plan. Idéalement, vous voulez que votre bureau soit placé de manière à ce que les gens ne puissent pas passer derrière vous. Si vous travaillez à la maison, vous ne voulez pas qu’un de vos enfants court partout en arrière-plan.